记录管理制度

记录管理制度

目的：

为了能够有效地记录并证实质量卫生安全管理体系活动过程及其结果，为质量卫生安全管理体系的持续改进提供有效的数据资料，确保质量记录的产生、使用和保管处于受控状态。

范围：

对质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置等做出具体规定，适用于公司质量管理体系所要求的所有质量记录的控制和管理。

职责：

1.总经办负责《记录控制程序》的建立和保持，并负责质量记录的备案管理工作。

2.各部门负责本部门使用的各种质量记录的管理，负责制订、收集、整理、归档、保管和处置。

3.记录填写人应按规定要求填写记录，保证记录的真实性和准确性。

程序：

1.记录形式：记录可以以文字、磁盘、光盘等任何媒体形式存在。

2.记录表格的设计和更改

2.1公司各部门应对本部门在体系运行过程中将产生哪些记录进行识别和策划，并提供《部门质量记录控制清单》。

2.2各部门依据工作内容，自行设计记录表格样式，经部门主管审批后，将《部门质量记录控制清单》和表格式样报总经办备案。

2.3如记录格式发生设计更改时，应执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

3.质量记录的填写要求

3.1记录填写必须及时，内容真实完整，字迹清晰，不得在记录单上随意涂抹，文记录应使用黑色（蓝黑色）钢笔或签字笔，需复写的纪录是用黑色单面复写纸。

3.2如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项目单杠划去，不得出现空白项目。

3.3 记录不可随便涂改，但可勘误，划掉错误部分填上正确内容，旁侧加盖勘误人的印章或由更改人签字。

4. 质量记录的标识和检索

4.1质量记录的标识应体现唯一性，确保可追追溯。编号方法见《文件管理制度》。

4.2各部门应分别建立各自的《部门质量记录控制清单》，以便于检索，易于查找，快速调阅。

5.质量记录的管理

5.1质量记录的收集和归档

每月26日前，各部门根据《部门质量记录控制清单》将所有的质量记录收集完整，并按时间先后顺序排列。

5.2质量记录的贮存和保管

5.2.1质量记录由各部门负责具体保存和管理。

5.2.2记录的贮存应有适宜的贮存条件，应有防火、防盗、防霉、防虫、防潮等措施，并做到专柜存放，专人管理，确保记录安全。

5.2.3贮存于计算机系统数据库内的记录，应注意计算机应用软件的更新，并设置防火墙，从计算机中调用记录必须经过部门主管授权，所复制记录的备份，无论是存入数据库的，还是软盘或光盘的都应予以控制。

6.记录的保存期限

6.1竣工图纸、技术资料等主要记录应保长期保存（50年以上）。

6.2质量卫生安全管理体系文件及运行记录保存期限为5年以上。

6.3供方的评价记录应保存到与其终止合作为止。

6.4其他记录保存期不得少于1年。

7.质量记录的使用和借阅

7.1公司内部查阅质量记录必须经所属部门负责人批准，公司外部（认证机构和咨询机构除外）查阅和使用记录须经管理者代表批准。

7.2凡需将质量记录带出保管地点的借阅者，必须填写《文件借阅登记表》，并报所属部门负责人批准，限在公司内部使用。

7.3任何质量记录的查阅、使用者，均应及时送还。

7.4需要将质量记录复印或原件带出公司的，必须经HACCP组长批准。

8.质量记录的处置

质量记录超过保存期限后，相关部门在《质量记录销毁登记表》中进行登记，部门负责人签字确认后保管理者代表审批，由授权人销毁。